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Objet : Violations de la confidentialité et partage illégal d'informations
La ville de Cochrane réagit à de graves manquements à la confidentialité commis par des cadres supérieurs et des membres du conseil municipal
La ville de Cochrane prend des mesures immédiates pour remédier à des violations graves de la confidentialité et au partage inapproprié d’informations protégées par le secret professionnel et d’informations confidentielles issues de séances à huis clos entre des cadres supérieurs et certains membres du conseil municipal. Ces violations ont été mises en évidence lors d’un récent audit indépendant réalisé par un tiers. Les cadres supérieurs impliqués ne font plus partie du personnel de la municipalité.
Principales conclusions : graves manquements à la confidentialité et gestion des dossiers non conforme aux normes
- Accès non autorisé aux séances à huis clos du conseil municipal :
L'audit a révélé que les personnes ayant reçu des invitations électroniques à des séances du conseil à huis clos (à porte fermée) conservaient l'accès à l'intégralité des enregistrements de ces séances, indépendamment de leur droit de participation. En raison de défaillances dans la révocation des autorisations d'accès, les personnes invitées pouvaient accéder à nouveau aux enregistrements et visionner l'intégralité des séances une fois celles-ci terminées. Des délibérations confidentielles du conseil pouvaient ainsi être consultées par des personnes qui n’étaient pas autorisées à y avoir accès.
- Partage inapproprié d'informations confidentielles :
Les témoignages directs des personnes interrogées ont révélé que des hauts responsables administratifs avaient reçu des informations confidentielles non autorisées issues de séances à huis clos du conseil municipal, par le biais de communications directes avec certains membres du conseil, ainsi que par e-mail de la part de membres du personnel municipal ayant accès à des dossiers confidentiels. Les informations partagées comprenaient des avis juridiques hautement sensibles et couverts par le secret professionnel, relatifs à des questions de personnel concernant ces membres du personnel. Ces informations, protégées par le secret professionnel et le privilège juridique, ont été diffusées de manière abusive à des personnes non autorisées, ce qui a entraîné une exposition accrue de la municipalité à des risques financiers et à des responsabilités.
- Transfert d'e-mails confidentiels vers des comptes personnels :
L'audit a révélé que plusieurs cadres supérieurs avaient transféré vers leurs comptes de messagerie personnels des comptes rendus de discussions internes et des documents confidentiels, notamment des avis juridiques couverts par le secret professionnel. Ces agissements ont compromis l'intégrité et la confidentialité des informations municipales et ont permis à des parties engagées dans des litiges contre la municipalité d'avoir accès à des avis juridiques et à la stratégie de celle-ci.
- Divulgation verbale de délibérations confidentielles :
Des preuves crédibles, sous la forme de témoignages directs, ont permis d’établir que des informations confidentielles issues de séances à huis clos avaient été communiquées oralement à des membres du personnel et à certains conseillers municipaux qui n’étaient pas habilités à en prendre connaissance. Il s’agissait notamment de discussions portant sur des délibérations sensibles du conseil, la restructuration organisationnelle, des questions disciplinaires et de performance du personnel, les négociations collectives avec les employés, ainsi que des procédures judiciaires en cours. Ces informations ont été divulguées à des personnes non autorisées, y compris à des personnes activement impliquées dans des litiges ou des négociations à l’encontre de la municipalité.
- Gestion désorganisée des documents : Il a été constaté que les archives de la municipalité, y compris les documents hautement sensibles, étaient en désordre et stockées de manière hétérogène sur plusieurs plateformes, sans système centralisé ni procédures opérationnelles standardisées. L’audit a révélé que la municipalité ne disposait pas de procédures standardisées pour la gestion des archives, ce qui entraînait des risques juridiques, opérationnels et financiers. L’enquête a également établi que le personnel avait signalé à plusieurs reprises à la direction un certain nombre de lacunes, mais qu’aucune mesure corrective n’avait été prise.
Réponse de la ville
Les membres du personnel administratif impliqués dans les manquements susmentionnés ne font plus partie de la municipalité. Les mesures immédiates suivantes sont mises en œuvre pour remédier à ces manquements :
- Limiter l'accès aux procès-verbaux et aux enregistrements des séances à huis clos au seul greffier et au greffier adjoint.
- Entreprendre une modernisation complète du système de gestion des archives, comprenant la numérisation et le stockage sécurisé des archives, et organisé de manière à faciliter un accès efficace et rapide à ces archives à l'avenir.
- Examiner et réviser les politiques relatives à la confidentialité et à l'accès autorisé aux dossiers.
- Organiser une formation obligatoire pour l'ensemble du personnel et des membres du conseil municipal sur la confidentialité et la gestion des documents.
- Mettre en place des protocoles de sécurité rigoureux pour les documents et les communications électroniques, y compris des protocoles visant à restreindre la participation des membres du conseil aux réunions lorsque cela s'avère nécessaire.
- S'engager à rétablir l'intégrité, veiller à ce que l'ensemble du personnel et des membres du conseil comprennent et assument leurs responsabilités respectives, et exiger la plus grande rigueur en matière de responsabilité en cas de manquement à la confidentialité ou de défaillance dans la gestion des dossiers.
“ La protection de la confidentialité des délibérations du conseil municipal et des avis juridiques confidentiels est essentielle pour préserver la confiance du public ”, a déclaré Cassandra Child, secrétaire municipale de la ville de Cochrane. “ Nous nous engageons à rétablir l’intégrité et à veiller à ce que l’ensemble du personnel et des membres du conseil comprennent et respectent leurs responsabilités. ”
“ En tant que plus haut responsable statutaire chargé de la confidentialité et de la gestion des archives au sein de la municipalité, je me dois de signaler ces lacunes et de recommander la prise de mesures immédiates ”, a déclaré Daniel Gagnon, directeur général de la ville de Cochrane. “Le conseil municipal a la responsabilité, tant légale que fiduciaire, de veiller à ce que les politiques administratives et de contrôle soient mises en œuvre afin de protéger la municipalité contre les risques juridiques et opérationnels. Remédier à ces défaillances n’est pas seulement une question d’efficacité organisationnelle, c’est une nécessité immédiate pour protéger l’intégrité municipale, préserver la confiance du public et prévenir d’éventuelles infractions qui pourraient avoir de graves conséquences juridiques, financières et en termes de réputation ”.
“ En vertu de la loi sur les collectivités locales, le Conseil est tenu de respecter les normes les plus strictes en matière de responsabilité et de transparence dans toutes les activités municipales, y compris la conduite des cadres supérieurs ”, a déclaré le maire Peter Politis. “ En tant que représentants de première ligne et porte-parole de la communauté, nous assumons notre obligation morale de préserver et de renforcer la confiance du public dans les services que nous fournissons. Le Conseil prend ces récents écarts de conduite très au sérieux et s’engage à continuer d’apporter les ajustements nécessaires et à mettre en œuvre des mesures prudentes pour assurer la transformation efficace de notre gestion municipale. Nos habitants attendent et méritent un niveau élevé de gouvernance, et nous avons l’intention de continuer à prendre les décisions difficiles qui s’imposent non seulement pour répondre à leurs attentes, mais aussi pour les dépasser. ”
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Pour plus d'informations, veuillez contacter :
Directeur administratif, Daniel Gagnon
(705) 272-4361
daniel.gagnon@cochraneontario.com
